人事事务外包 劳务派遣业务 劳动保障代理 薪酬福利计发 员工档案管理 人事管理及法律咨询

        一、员工档案管理就是将人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。人事档案是人事管理活动中形成的,记述和反映个人经历和德才表现,以个人为单位组合起来,以备考察的文件材料。主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的,是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录。

       

   二、档案管理程序


      1、新员工报到后,收齐新入职员工的所有手续、证件、资料后,统一装入新建的档案袋内,并在档案袋封面左上方书写上档案袋编号、员工姓名、右下方贴上条码。将档案资料以纸质档案和电子档案两种载体保存,纸质档案统一扫描后归入每位员工的个人档案袋,电子档案以HR管理信息系统为平台进行统一管理。员工人事档案管理人员须忠于职守,严格遵守公司《员工保密管理制度》。

      2档案建立:新员工经考核合格,入职之日起,即建立个人人事档案,起始档案材料包括:一寸近期免冠照片、身份证、银行卡和学历职称证件的复印件、个人简历、应聘挡案表、录用审批表、员工个人档案表、体检报告、离职(失业)证明等。


   三、为保证员工档案信息的及时性和准确性,以体现系统时效性强的优点,及时更新、变化的资料进行系统录入,具体时限要求如下:

     1、新员工入职、员工调动、任命、借用、离职信息自生成之日起三个工作日内录入电子档案,并进行纸质档案归档;

     2、社会保险、合同签订等信息自生成之日起七个工作日内录入,并进行纸质档案归档。